そのBCP、担当者が不在でも使えますか？――10の質問で点検する

実践BCP 第1回／全13回 情報確認日：2026年11月7日

本記事で得られる3つのポイント

• 「あるはず」を、確認できる記録に変える10の質問
• 担当者の助言を止めて行う、短時間の確認方法
• 見つかった課題を、担当・期限・再確認につなぐ記入例

1. 最初に確かめたいのは「計画を使う人」

内閣府（防災担当）発行の「事業継続ガイドライン」（令和5年3月）は、緊急時の役割や権限委譲・代行順位を定めること、対応者が計画を利用できるよう管理すること、教育・訓練を行うことを示しています。担当者不在の点検は、これらを自社で具体化するための一つの方法です。出典：同ガイドライン5.1.1.1、5.2、6.2

例えば、代替担当者の名前が一覧にあっても、承認権限が設定されていなければ処理は止まります。手順書があっても、保管場所へのログインに不在者の端末が必要なら読めません。点検では「誰かが説明できる」状態から、「別の人が実際に使える」状態へ進めます。

2. 点検前に決めること

3. 担当者不在を点検する10の質問

次の表は、本記事独自の点検案です。対象業務の条件に合わせて調整し、「証拠・試すこと」を実際に確認してください。紙に転記して使うこともできます。スマートフォンでは表を左右にスクロールできます。

4. 合計点より「どの条件で確認できたか」を残す

今回の点検では点数を足し合わせず、次の区分を使うことを提案します。九つできても、必要な承認が一つできなければ、その業務はそこで止まります。

• 確認済み：設定した条件で、代替担当者が作業し、結果を確認できた。
• 条件付き：本来の条件では止まったが、振り返りで担当者の助言や、使えない想定の資料を加えると進められた。
• 未確認：説明はできるが、まだ試していない。
• 要改善：実際に試して止まった、または誤りが生じた。
• 対象外：今回の業務には該当しない。理由も記録する。

「確認済み」は、今回の条件でできたという意味です。別の担当者、停電、広域障害、依頼件数の増加でもできるという保証にはなりません。検証環境で確認したことと、本番で確認したことも分けて残します。

5. 架空例：受付はできたが、引渡しで止まる

ここでは、問い合わせを受け付けて担当部署へ引き渡す業務を想定します。代替担当者は受付票を作れましたが、振分け表の保管場所が分からず、点検をいったん終了しました。振り返りで普段の担当者に保管先を教わり、引渡し先を判断できました。この場合、受付票の作成は確認済みでも、引渡しまでの一連の作業は条件付きです。

改善は「手順を詳しくする」だけでは足りません。振分け表への入口とアクセス権を整え、代替担当者が同じ条件で再び試して、初めて改善の効果を確認できます。以下は実際の訓練結果ではなく、記録方法を示す架空の記入例です。

記録にはパスワードや認証コード、顧客の実データを書かず、必要な管理担当・保管先を示します。担当者名や社内の連絡先を記入した記録は、業務上必要な人に共有範囲を限定してください。

6. 30分で始める小さな確認

次の時間配分は、初回の着手をしやすくするための提案です。30分でBCP全体を検証できるという意味ではありません。事前に対象業務、訓練用の資料、関係者の了承を準備します。

途中で時間が足りなくなったら、未確認のまま残して構いません。進行役が答えを教えて完了させると、手順の不足が見えなくなります。人の評価ではなく、業務を支える情報・権限・手順の点検として進めてください。

7. 課題を選ぶときの順序

改善候補が多い場合は、まず安全に関わる問題、次に判断や連絡の開始を妨げる問題、その後に対象業務を止める問題を確認します。そのうえで、停止による影響、代替手段の有無、修正に必要な期間を並べます。これは選び方の提案であり、自社の業務特性に応じて調整してください。

すぐに直せない問題は、責任者へ報告し、対応までの暫定手順と再判断の時期を決めます。「費用がかかるので次回検討」とだけ記録すると、未解決の条件が残り続けます。

点検後に残す3つの記録

• 止まった箇所と、そのときの条件
• 最初に直す一件の責任者と期限
• 再確認する日と、改善を確認できる完了条件

8. 次回につなげる

第2回では「全部は守れない。災害時に続ける業務・止める業務の決め方」を扱います。今回の点検で判断に迷った仕事を持ち寄り、何を先に再開するか、何を一時的に止めるかを考えます。

BCPの全体像や過去の連載は、BCP関連記事一覧から確認できます。本連載では、毎回一つの作業や判断を具体的に点検していきます。