（全10回連載：IT資産ストレージ運用・管理ガイド）
1. なぜ「1シート統合」が不可欠か
- 監査コストを 30 % 削減：Iron Mountain (2024) は、保証書と本体情報が分断されている場合、監査準備に平均 1.4 倍の時間を要すると報告しています。
ironmountain.com – A Complete Guide to IT Hardware Asset Management - 廃棄判断の高速化：Flexera (2025) の実装事例では、保証期限 × 減価償却ステータスを同じ台帳で可視化したことで、更新／廃棄決裁までのリードタイムが 45 % 短縮。
docs.flexera.com – Managing Hardware Assets - 付属品の“行方不明”防止：Camcode (2025) の 50 Best Practices では「付属品単位での台帳管理が差異率を 8 pt 改善」と明記。
Camcode – 50 Best Practices in IT Asset Management
目的：PC 100 台規模でも運用できる「在庫＋保証書＋付属品」を一元化した Excel テンプレートを提供し、保証期限アラートまで自動で点灯させる。
2. 統合台帳のキー設計
| フィールド名<br>(列ヘッダー) | 形式・データ型 | 例 (サンプル行) | 主な用途・備考 |
|---|---|---|---|
Asset_ID | 文字列 | KA-2023-0001 | KA-<年度>-<連番> 命名規則。キー項目 |
Category | リスト (Data Validation) | PC | PC / Mobile / Peripheral / Accessory など |
Subcategory | リスト | Laptop | Laptop / Desktop / Monitor など |
Model | 文字列 | Dell Latitude 5450 | 機種名・型番 |
Serial_No | 文字列 | DLT12345 | 物理シリアル。重複禁止 |
Purchase_Date | 日付 | 2022-04-12 | 調達・取得日 |
Warranty_Expiry | 日付 | 2025-04-11 | 保証満了日 |
Days_Remaining | 数式 | =DATEDIF(TODAY(), G2,"d") | 残日数を自動計算（負値＝保証切れ） |
Warranty_Status | 数式 | Active / Expiring Soon / Expired | 条件付き書式で 緑／黄／赤 表示 |
Warranty_Doc_URL | ハイパリンク | https://…/warranties/DLT12345.pdf | PDF 化した保証書を格納 |
Location | 文字列 | Tokyo HQ | 物理保管場所／部門名 |
Owner | 文字列 | Sato | 使用者・管理責任者 |
Accessories_Included | Yes/No | Yes | 付属品有無フラグ |
Accessories_List | 文字列 | Charger, Dock | 付属品をカンマ区切り |
Lifecycle_Status | リスト | In_use | In_use / Spare / Retired / Archive など (ITIL 7 状態) |
Last_Audit_Date | 日付 | 2025-03-20 | 直近棚卸し・監査日 |
Notes | 文字列 | Awaiting disposal | 任意メモ欄 |
ポイント
- 保証満了 90 日前で
Warranty_Statusが Expiring Soon になり、セルが黄色に自動着色。Accessories_Listは後段の付属品トレース（第4回の 4-3 章）で活用。- 追加列が必要な場合はこの表に追記し、ファイル列も同名で挿入すれば一貫性を保てます。
3. テンプレート配布
下記 Excel には サンプル 5 行 が設定済みです。
Download 統合資産台帳テンプレートサンプル.xlsx
4. 実装ステップ
4-1 システム前提
- CMDB 連携：Excel → Power Query で自動取込 or API 投稿
- 保証書保管：PDF 化し SharePoint ライブラリ/Google Drive に格納
- バックアップ：テンプレートファイルは 週次 で OneDrive バックアップ
4-2 運用フロー
- 新規調達時
- 物品受領 → Asset_ID 発行 → 台帳行コピー → 必須項目入力
- 保証書を即スキャン → Warranty_Doc_URL に貼付
- 棚卸し時
- ハンディ（バーコード/RFID）読取 → CSV → Power Query で台帳突合
- 差異アラートは Conditional Formatting「赤」で表示
- 更新判断
- Warranty_Status = Expiring Soon が 90 日以上続いた資産リストを自動抽出
- 更新候補レポートを部長にメール送信（Flow / Power Automate）
4-3 付属品トレース
- Accessories_List を半角カンマ区切りで列挙
- 付属品単体でもタグ付け（第3回のタグ方針参照）
- 付属品が紛失した場合は Lifecycle_Status = “Lost” とし、補充コストを翌月 KPI へ反映
5. 14-Day クイックアクション
| Day | タスク | 成果物 |
|---|---|---|
| 1 | 既存台帳レイアウト棚卸し | フィールド対応表 |
| 2–3 | 保証書スキャンルール策定 | SOP 文書 |
| 4 | テンプレート列マッピング | マッピングシート |
| 5–6 | 10 件テスト登録 | テスト台帳 |
| 7 | 条件付き書式検証 | 赤/黄/緑セル |
| 8 | Power Query 連携 | 自動更新検証 |
| 9 | PDF 保管場所リンク統合 | ハイパリンク確認 |
| 10 | 付属品タグ貼付 | 付属品 20 個 |
| 11-12 | ベータ運用 & 不具合修正 | フィードバック表 |
| 13 | 運用マニュアル公開 | PDF 5p |
| 14 | Go-Live | KPI 初期化 |
6. KPI ダッシュボード例
| 指標 | 目標値 | データソース |
|---|---|---|
| 差異率 (在庫 vs 台帳) | ≤ 3 % | PivotTable |
| Expiring Soon 資産数 | 0 | PivotTable |
| 付属品紛失件数/月 | ≤ 1 | CMDB |
| 更新リードタイム (申請→決裁) | ≤ 14 日 | Power BI |
7. よくある課題と対処
| 課題 | 原因 | 解決策 |
|---|---|---|
| 購入時期が不明 | 過去台帳欠落 | ①請求書照合 ②平均耐用年数で仮値 |
| 保証書 PDF が散在 | 部門ごと別管理 | SharePoint に専用ライブラリ |
| 付属品と本体の乖離 | 番号体系が別 | サブID (Asset_ID-A) を付加 |
8. 次回予告
第5回：ソフトウェアライセンス＆SaaS契約の可視化
ISO 19770-1 の 14 コンピテンシーをベースに、コンプライアンス KPI ダッシュボード を構築します。