投稿日：2023年12月16日 | 最終更新日：2023年12月16日
1. 目的と範囲の明確化
- 目的の明確化: マニュアルが解決しようとしている具体的な問題や業務の効率化の目標を記述します。例えば、「新入社員が基本的な業務を自立して行えるようになる」など。
- 範囲の特定: マニュアルがカバーする業務の範囲を具体的に定義します。どの業務を含み、どの業務を除外するかをリストアップします。
2. 対象読者の特定
- 読者のスキルレベル: 初心者向け、中級者向け、上級者向けなど、読者のスキルレベルに応じて内容の難易度を調整します。
- ニーズの分析: 読者がどのような情報を求めているかを調査し、それに応じた内容を提供します。
3. 構造の設計
- 論理的な流れ: 情報が論理的かつ直感的に理解しやすい流れで配置されるようにします。
- モジュール式の構造: 関連する情報をモジュールやセクションに分け、独立して読めるようにします。
4. 内容の詳細化
- 具体的な手順: 各手順を具体的かつ詳細に説明します。必要ならステップごとにチェックリストを提供します。
- 視覚的な補助: 図表、写真、スクリーンショットを使用して、テキストベースの説明を補完します。
- 用語の説明: 専門用語や略語を初めて使用する際には、その定義や意味を説明します。
5. 言語と表現の工夫
- 平易な表現: 難解な専門用語は避け、平易な言葉で説明します。
- 一貫性のあるスタイル: 用語、表記、フォーマットなどで一貫性を保ちます。
6. レビューとフィードバック
- 多角的なレビュー: 異なる背景を持つ複数の人にレビューしてもらい、多様な視点からのフィードバックを得ます。
- 実践的なテスト: 実際の業務環境でマニュアルを試用し、現場の声を取り入れます。
7. 継続的な更新とメンテナンス
- 定期的な評価: 業務環境や技術の変化に応じて、マニュアルの内容を定期的に評価し、必要に応じて更新します。
- 改訂履歴の管理: 改訂された内容とその理由を記録し、ユーザーが最新の情報を容易に追跡できるようにします。
これらの詳細なステップに従うことで、業務マニュアルはより有用で使いやすいものになります。また、マニュアルが常に最新の状態を保ち、変化する業務ニーズに対応できるようになります。